در پست قبلی در رابطه با نحوه شروع مکاتبه با استادهای خارجی و محتوای ایمیل صحبت کردیم. گفتیم که علاوه بر محتوای ایمیل زمان ارسال آن نیز بسیار مهم است. دانشجویان باید به اهمیت ایمیل اول توجه داشته باشند. در صورت موفقیت در این مرحله مکاتبه با استاد شروع می‌شود. اگرچه که ادامه این مکاتبه هم مهارت بالایی لازم دارد. در این پست قصد داریم نکات کلیدی در مکاتبه با استادهای خارجی را با هم مرور کنیم.
برای دانلود نمونه ایمیل به استاد کلیک کنید
مطالب مرتبط
- نمونه ایمیل به استاد + فایل ورد
- جستجوی دانشگاه بر اساس رشته، مقطع، و کشور
- چطور تاریخ ددلاین دانشگاه برای ثبت نام را پیدا کنیم؟
- فاند دکتری در کشورهای مختلف
بایدها و نبایدها
برخی نکات هر چند ساده باشند اما فرق بین موفقیت و شکست هستند. در اینجا ما بایدها و نبایدها در مکاتبه را با هم مرور می‌کنیم.
بایدها
خودتان را معرفی کنید! هرگز پیغام‌های کلی ننویسید بطوریکه تنها مشخصه آن اسم شما باشد. دقیقا بگویید کی هستید. شرایط تحصیلی اعم از رشته و سال ورود را شرح دهید. اگر شخص دیگری این استاد را به شما معرفی کرده است بگویید. اگر از طریق مقاله او را شناخته‌اید بگویید. در رابطه با خود مقاله و نکات مهم آن هم بگویید. این موارد در مکاتبه به استاد نشان می‌دهد شما پیگیر کارهای او هستید.
ایمیل را خاص همان استاد بنویسید.
از نوشتن کلماتی مثل Hi و فقط Dear Professor در مراحل اولیه مکاتبه با استاد خودداری کنید.
این بدترین نوع ایمیل است. شاید در ادامه و بعد از مهاجرت خودمانی شوید. استاد به این نتیجه می‌رسد که شما در واقع یک گروه ایمیل را به اساتید ارسال می‌کنید. بنابراین شما برای مکاتبه با این استاد و این زمینه کاری وقتی در نظر نگرفته‌اید. به عبارت دیگر برای شما تحقیق و یا این زمینه تحقیقاتی اهمیتی ندارد. ضمن اینکه شروع نامه با نام خود استاد باعث می‌شود لحن نامه مصمم باشد.
خودنمایی کنید!
در واقع شما باید خودتان را به نوعی تبلیغ کنید. این کار را باید تا حدی در ایمیل اول انجام دهید. باید نشان دهید چه چیزی جرقه این تحقیق را در ذهن شما زده است. با این کار متن ایمیل را تا حدی شخصی می‌کنید و برای استاد هم باورپذیرتر می‌شود. فقط دقت کنید پرحرفی نکنید.
تکالیف شما چیست؟
این قسمت در واقع مهم‌ترین قسمت فرآیند مکاتبه با اساتید است. باید وقت کافی بگذارید و در مورد زمینه تحقیقاتی استاد تحقیق کنید. با این کار استاد متوجه می‌شود که شما در این زمینه تحقیق کرده‌اید. ضمن اینکه جدیت شما را نیز نشان می‌دهد. با این کار نشان می‌دهید که در مورد علایق خود آگاه هستید. استاد باید متوجه شود که شما دنبال هر تحقیقی نیستید و صرفا به دنبال یک زمینه خاص هستید.
چطور مقالات استاد را پیدا کنیم؟
برای آگاهی از آخرین نشریات استاد باید به صفحه او در وبسایت دانشگاه بروید. در صورت وجود آزمایشگاه حتما سایت آن را کاملا بررسی کنید. گاهی اوقات اساتید صفحه رسمی خود را دیر به دیر بروزرسانی می‌کنند. بنابراین در صورتی که تاریخ آخرین مقالات قدیمی بود باید به دنبال منابع دیگری باشید. برای این کار کافی است اسم استاد را در گوگل جستجو کنید. منابعی همچون research gate و Google scholar منابع خوبی هستند. ضمن اینکه دسترسی آن برای عموم آزاد است.
- اینکه مقالات استاد را بخوانید و همه را متوجه شوید تقریبا غیرممکن است. حتی در صورتی که زمینه کاری شما بسیار نزدیک به هم باشد باز هم تفاوت‌هایی وجود دارد. مخصوصا برای دانشجویان ایرانی که سبک کارهای دانشگاهی متفاوتی نسبت به کل دنیا داریم. اینکه مقالات را کاملا متوجه نشوید طبیعی است. اما باید بتوانید چند نکته و مورد مهم و خاصی را بیابید که توجه استاد را حین مکاتبه جلب کند. به همین خاطر است که پیشنهاد می‌شود برای ادامه تحصیل زمینه تحقیقاتی خود را تغییر ندهید. زیرا در صورتی که حتی از مکاتبه با استاد هم پاسخ مثبت دریافت کنید ادامه تحصیل برای شما دشوار خواهد بود. آشنایی با یک زمینه علمی جدید بسیار زمان‌بر است. مخصوصا اینکه شما پس از مهاجرت با مشکلاتی فراوانی روبرو هستید.
نبایدها
ارسال ایمیل‌های کلی در مکاتبه با استاد. همانطور که پیش‌تر گفتیم باید ایمیل خاص هر استاد باشد. یعنی اینکه نتوان با تغییر نام استاد و دانشگاه آن را برای استاد دیگری فرستاد. همانطور که بالاتر گفتیم باید با جستجو در رابطه با مقالات استاد ایمیل را خاص هر استاد بنویسید.
عدم چک کردن متن از نظر غلط‌های املایی و نگارشی. سعی کنید در ایمیل‌ها غلط‌های نگارشی و املایی نداشته باشید. این موضوع می‌تواند تاثیر منفی زیادی داشته باشد.
ناامید شدن. در این راه هرگز ناامید نشوید. پیدا کردن استاد و حتی مکاتبه با استاد مناسب ممکن است زمان زیادی ببرد. استادها مشغله‌های فراوانی دارند که منجر به ناامیدی دانشجویان می‌شود. عمده این ناامیدی‌ها از عدم دریافت پاسخ ایمیل ناشی می‌شود. این که تا چندبار از استاد پاسخی دریافت نکنید کاملا طبیعی است. به تلاش خود ادامه دهید. در صورتی که از استاد جواب رد شنیدید محترمانه از او بخواهید کس دیگری را به شما معرفی کند.
نظر اساتید درباره متن ایمیل چیست؟
در این میان راهنمایی اساتید هم می‌تواند در مکاتبه با استاد اثربخش باشد. تجربه اساتید در رابطه با موارد منفی موجود در ایمیل‌ها بسیار می‌تواند کمک کند.
اساتید معمولا به ایمیل‌های زیر پاسخ نمی‌دهند (اتفاقا تعداد این نوع ایمیل‌ها زیاد است):
- ایمیل‌های کلی. ایمیل باید خاص هر استاد باشد. در این رابطه در بالا نیز توضیح دادیم.
- ایمیل‌هایی که لینک خارجی دارند. مثلا لینک فایل رزومه را درون ایمیل قرار ندهید. خود رزومه را پیوست کنید.
- ایمیل‌های دارای غلط‌های نگارشی و املایی زیاد.
- ایمیل‌هایی که جملاتی تکراری از وبسایت استاد را دارند. برای نشان‌دادن آگاهی خود از زمینه تحقیقاتی استاد صرفا چند جمله را کپی نکنید. سعی کنید درک خود را بنویسید. مشابه بودن زمینه کاری شما با استاد کمک بزرگی می‌کند.
- ایمیل‌های حاوی درخواست برای مصاحبه فوری. اگرچه مصاحبه آنلاین اثر بسیار مثبتی دارد ولی این موضوع را به ایمیل‌های بعدی موکول کنید. در نظر داشته باشید که برنامه کاری اساتید فشرده است. پس باید بدون عجله و سر فرصت از استاد درخواست مصاحبه کنید.
- ایمیل‌های خیلی کوتاه. همانطور که در بالا و پست قبلی اشاره کردیم باید یک سری موضوعات را در ایمیل پوشش دهید.