در پست‌های قبلی مطالبی در رابطه با ددلاین دانشگاه‌ها، فاند دکتری، و مراحل اولیه اخذ پذیرش تحصیلی گفتیم. حالا وقت آن رسیده است که اولین گام عملی را برداشته و شروع به مکاتبه با اساتید کنید. همانطور که قبلا هم گفتیم بهترین راه برای برقراری اولین ارتباط ارسال ایمیل به استاد است. البته اینها سعی شما برای شروع مکاتبه است و الزاما به نتیجه نمی‌رسند. به یاد داشته باشید برقراری ارتباط با اساتید ممکن است بسیار دشوار و طولانی باشد. اما در صورتی که راه درست را بدانید با تلاش بیشتر حتما به نتیجه خواهید رسید.
مطالب مرتبط
- نمونه ایمیل به استاد + فایل ورد
- مکاتبه با اساتید؛ نکات کلیدی، بایدها و نبایدها
- جستجوی دانشگاه براساس رشته؛ مقطع، و کشور
- برای مهاجرت تحصیلی از کجا شروع کنیم؟ (بخش 1)
ایمیل زدن را از کجا شروع کنیم؟
برای شروع مکاتبه و ارسال ایمیل به استاد بهتر است برخی موضوعات را بدانید تا این راه را درست شروع کنید. شاید در نگاه اول ایمیل اول چندان مهم به نظر نیاید اما آنقدر این ایمیل مهم است که اگر درست این کار را انجام ندهید اصلا ارتباطی بین شما و استاد ایجاد نمی‌شود. بنابراین ارسال ایمیل اولین و شاید مهم‌ترین گام برای مکاتبه با استاد باشد. در مورد استاد تحقیق کنید. از زمینه تحقیقاتی وی آگاهی داشته باشید. از مقالات اخیر او مطلع باشید و حتی آنها را مطالعه کنید.
چه زمانی ایمیل را بفرستیم؟
نکته مهم دیگر این است که زمان ارسال ایمیل به استاد را درست انتخاب کنید. هرگز در روزهای تعطیل ایمیل را ارسال نکنید. ایمیل را زمانی به استاد ارسال کنید که اول وقت اداری کشور مقصد باشد. یعنی اینکه استاد در اول وقت کاری خود که ایمیل را چک میکند ایمیل شما جزو بالاترین ایمیل‌ها باشد. البته فرهنگ کاری اساتید با هم متفاوت است. ممکن است یک استاد ایمیل‌ها را ظهر چک کند. اما عموم اساتید این کار را اول وقت انجام می‌دهند. برای اطلاع از زمان هر شهر هم می‌توانید از انواع نرم‌افزارها و سایت‌ها استفاده کنید.
ساختار ایمیل چگونه باید باشد؟
نکته اول اینجاست که باید ایمیل را طوری بنویسید تا توجه استاد را جلب کنید. باید ایمیل طوری باشد که استاد راغب شود ایمیل را باز کند و سپس بخواند. با توجه به حجم بالای تعداد ایمیل‌ها باید ایمیل شما خیلی خاص باشد تا توجه یک استاد کار کشته را جلب کند. ایمیل اول به منزله انگیزه‌نامه یا کاور لتر (cover letter) است. این ایمیل باید نشان دهد که چرا شما دانشجوی مناسبی برای زمینه تحقیقاتی او هستید. باید استاد را قانع کنید که چرا باید استاد راهنمای شما شود. در نوشتن ایمیل به نکات زیر دقت کنید. اگرچه این نکات ممکن است در ابتدا خیلی ساده به نظر بیایند اما نتیجه را عوض می‌کنند.
نکات اولیه
- موضوع ایمیل بسیار ضروری است. موضوع باید طوری باشد که نگاه استاد را به خود جلب کند. اولین ابزار شما برای مجاب کردن استاد در بازکرد ایمیل عنوان آن است. در ادامه در این مورد بیشتر توضیح می‌دهیم.
- اتیکت ایمیل بسیار مهم است. حتما برای شروع متن ایمیل از عبارت Dear استفاده کنید. از عبارات Mr. و یا Mrs. استفاده نکنید. برای پایان هم از عبارات مختلفی مانند Sincerely yours و یا Kind regards استفاده کنید. سعی کنید شروع و پایان ایمیل همواره رسمی باشد.
- دقت کنید به هیچ وجه غلط‌های نگارشی و املایی نداشته باشید. هرگز از مخفف‌ها و اصطلاحات استفاده نکنید.
- قالب‌بندی را درست انتخاب کنید. دقت کنید فاصله بین خطوط، نوع قلم متن، و پاراگراف‌بندی مناسب باشند. در کل بدنه متن باید دارای سه پاراگراف باشد. در مورد این سه پاراگراف توضیحات بیشتری خواهیم داد.
موضوع ایمیل
موضوع یا subject باید به دقت انتخاب شود. باید موضوع ایمیل طوری باشد که توجه استاد را جلب کند. از موضوعات کلی استفاده نکنید. حدالمقدور موضوع باید خاص هر استاد باشد ولی در عین حال روان.یک موضوع خوب می‌تواند به شکل زیر باشد:
Prospective Ph.D. student interested in doing research on X
در عنوان بالا بجای حرف X باید موضوع مورد تحقیق را قرار دهید. بنابراین باید به خوبی با استاد و زمینه کاری وی آشنا باشید. بنابراین قبل از اینکه شروع به نوشتن ایمیل کنید باید ابتدا استاد را شناسایی کنید. بهتر است صفحه شخصی استاد را کاملا مطالعه کنید. در صورتی که استاد آزمایشگاه داشته باشد وبسایت آن را هم چک کنید. باید با جدیدترین مقالات وی آشنا باشید. در صورتی که این مرحله را بدرستی انجام دهید استاد راغب می‌شود ایمیل شما را باز کند. از بکاربردن عناوین کلی مثل عنوان زیر پرهیز کنید.
Interested in doing research in your field of research
در صورت موفقیت استاد راغب می‌شود و ایمیل شما را باز میکند. در اینصورت مرحله اول را بخوبی پست سر گذاشته‌اید.
متن ایمیل
حال که استاد ایمیل شما را باز کرده است این فرصت را دارید تا خودنمایی کنید. باید در متن ایمیل، استاد را نسبت به خودتان علاقه‌مند کنید. متن ایمیل را می‌توان به 5 قسمت تقسیم کرد. دو قسمت اول و آخر آن که به ترتیب نام استاد، و نام شما و تشکر است را بالاتر گفتیم. می‌ماند 3 قسمت دیگر. این سه قسمت کل حرفی است که برای گفتن دارید. باید طی این سه پاراگراف استاد را راغب کنید به شما فکر کند. در صورت خوش‌شانس بودن هم ممکن است استاد به شما جواب دهد.
در اینجا سه قسمت اصلی متن ایمیل و مطالبی که در هر قسمت باید ذکر شود را توضیح می‌دهیم:
مقدمه ایمیل
- بگویید کی هستید و چه وضعیتی دارید و قصد دارید چکار کنید. به مثال زیر توجه کنید:
My name is Dan, I am a 2nd year medical student looking to undertake a BSc in Surgical Sciences next academic year.
- نحوه آشنایی شما با این استاد ممکن است خوب باشد. اگر از طریق مقاله با او آشنا شدید حتما بگویید. در مورد خود مقاله و نکات جالب توجه آن بگویید. اگر از طریق استاد دیگری با او آشنا شدید بگویید.
- در این قسمت زمینه تحقیقاتی استاد و زمینه کاری مورد علاقه خودتان را شرح مختصری دهید.
بدنه ایمیل
در این قسمت باید مانند یک انگیزه‌نامه دلایل اشتیاق خود به این استاد و زمینه تحقیقاتی را شرح دهید.
- باید با نشان داده اشتیاق خود استاد را قانع کنید که گزینه مناسبی برای کار تحقیقاتی هستید. باید سرسختی خود را به استاد نشان دهید تا بتواند روی شما حساب کند. هر گونه تجربه شما که حاکی از توان بالای شما باشد بسیار مفید خواهد بود.
- بهتر است نقاط قوت رزومه خود را بگویید. البته دقت کنید کل رزومه را شرح ندهید. بخش‌های اصلی آن را بهتر است بیان کنید. فایل رزومه را حتما به ایمیل پیوست کنید. از ارائه لینک خارجی برای دریافت رزومه خودداری کنید. بهتر است در این قسمت از دست‌آوردهای خودتان بگویید. در مورد مقالاتی که چاپ کردید بگویید. همچنین به مقالات سابمیت شده و در حال داوری هم اشاره کنید.
- در این قسمت بیشتر در رابطه با زمینه تحقیقاتی صحبت کنید. بهتر است در رابطه با علایق خود و تجربیات گذشته‌تان در این رابطه توضیح دهید. همچنین در مورد تحقیقات استاد بگویید. در مورد مقالات اخیر وی توضیح کوتاهی دهید. با این کار استاد مجاب می‌شود که شما از کارهای وی مطلع هستید.
- در مورد بورسیه و گرنت و فاند در ایمیل اول بهتر است چیزی نگویید. فقط در صورتی اشاره کنید که می‌خواهید با هزینه خودتان ادامه تحصیل بدهید. در این صورت شما دانشجوی سلف فاند (self- fund) خواهید بود. این موضوع امتیاز مثبتی برای شما خواهد بود. اما در صورتی هم که بدنبال فاند هستید این موضوع را به بعدا موکول کنید. معمولا خود اساتید به این موضوع اشاره می‌کنند.
جمع‌بندی ایمیل
- در قسمت جمع‌بندی سعی کنید دوباره از توانایی خودتان بگویید. بگویید که چرا فکر می‌کنید گزینه مناسبی برای این زمینه تحقیقاتی هستید. همچنین می‌توانید از استاد درخواست مصاحبه آنلاین داشته باشید. البته شاید این درخواست در ایمیل اول چندان مناسب نباشد و موکول کنید به ایمیل‌های بعدی. اما دقت داشته باشید مصاحبه آنلاین از لحاظ روانی تاثیر مثبتی روی استاد خواهد داشت.
- در صورتی که خودتان در این زمینه تحقیقاتی ایده‌ای دارید بیان کنید. این برای استاد بسیار جذاب است که دانشجو درگیر موضوع شده است.
پاسخ ایمیل
گاهی اوقات اساتید به دلایل غیرعلمی پاسخ شما را نمی‌دهند. اساتید مشغله کاری زیادی دارند و گاهی فرصت پاسخ به شما را ندارند. بنابراین با یادآوری به موقع از طرف شما ممکن است پاسخ دریافت کنید. باید در وقت مناسب و با ارسال ایمیل به استاد این موضوع را یادآوری کنید. در مورد پاسخ گرفتن از اساتید در پست‌های بعدی توضیح خواهیم داد.
نکات کلیدی
متن ایمیل را خلاصه نگه دارید. فراموش نکنید که وقت اساتید کم است و تعداد متقاضی زیاد.
حتما سعی کنید متن ایمیل را طوری بنویسید که خاص همان استاد باشد. یعنی اگر استاد متوجه شود که متن ایمیل شما کلی است احتمالا اصلا به خواندن آن ادامه ندهد. با مطالعه و بررسی وبسایت‌های استاد و مطالعه مقالات وی از جزئیات تحقیقاتی او با خبر شوید.
حتما نام خانوادگی و نه نام کوچک را در ابتدای ایمیل به استاد استفاده کنید. جستجو کنید اگر استادی به درجه پروفسوری نرسیده است از عنوان دکتر برای او استفاده کنید. بعضی از اساتید این را نوعی چاپلوسی تلقی می‌کنند.
در پایان، ارسال ایمیل به استاد را شاید بتوان در چهار مرحله خلاصه کرد:
- جستجو و کسب آگاهی از فعالیت‌های تحقیقاتی استاد
- آماده‌کردن یک متن ایمیل خاص همان استاد
- ارسال در زمان مناسب
- پیگیری پاسخ
برای دانلود نمونه ایمیل به استاد کلیک کنید.
ارسال سفارش ترجمه
عالییییییییییییییییی
سلام و خسته نباشید.یک متن محترمانه برای ارسال ایمیل به استاد همراه با مقاله برای بررسی مقاله میخواستم.با تشکر
برای مشاهده نمونه ایمیل پست زیر را مطالعه فرمایید.
https://www.tarjolate.com/2020/02/%d9%86%d9%85%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%a7%db%8c%d9%85%db%8c%d9%84-%d8%a8%d9%87-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d8%a7%d8%af/
در مورد ارسال مقاله و بررسی مقاله بیشتر توضیح دهید قصد شما دقیقا چیست.