هنگام اخذ پذیرش از دانشگاه‌های بین‌المللی در مقطع کارشناسی ارشد شما علاوه بر رزومه و ریزنمره به موارد دیگری هم نیاز دارید. اعضای هیئت پذیرش ترجیح می‌دهند طرز تفکر بقیه افراد نسبت به شما را بدانند. به همین خاطر است که شما به یک توصیه نامه (Recommendation letter) هم برای ثبت‌نام نیاز خواهید داشت.
چه کسی توصیه نامه را باید بنویسید؟
قابل ذکر است که برخی از دانشگاه‌ها قالب یک توصیه نامه را در وبسایت دانشگاه قرار می‌دهند. اما با این حال موارد مورد نظر اعضای جذب چندان واضح بیان نمی‌شود. دقیقا نمی‌توان فهمید که روی چه نکاتی باید تاکید شود و به طور کلی سبک نگارش به چه صورت باید باشد. شاید این سوال پیش بیاید که توصیه نامه‌ها را معمولا اساتید باید بنویسند پس چرا دانشجو باید این نکات را بداند. نکته اینجاست که در واقعیت اساتید این وظیفه را به عهده دانشجو می‌گذارند (حداقل در ایران). پس بهتر است با دقت بالا یک توصیه نامه خوب برای خودتان بنویسید و استاد آن را تایید کند. در اینجا ما اصول نگارش یک توصیه نامه خوب را با هم مرور می‌کنیم.
فرق بین کارشناسی ارشد علوم و کارشناسی ارشد مهندسی چیست؟
فرق بین letter of recommendation و reference letter چیست؟
شاید در فارسی به هر دوی اینها توصیه نامه گفته شود. جالبتر اینکه حتی برخی از دانشگاه‌ها نیز این دو عبارت را بجای یکدیگر استفاده می‌کنند. اما واقعیت این است که این دو با یکدیگر از لحاظ نظری متفاوت هستند. شما ممکن است حین ثبت نام مجبور باشید هر کدام از این دو نامه را ارسال کنید. توجه داشته باشید که این دو با یکدیگر متفاوت هستند.
- توصیه نامه (letter of recommendation) منحصرا توسط دانشگاه درخواست می‌شود. این نامه باید مستقیما توسط استاد و یا کارفرمای شما به دانشگاه فرستاده شود. این نامه 300 تا 400 کلمه است. در این نامه از توانایی‌ها، دست‌آوردها، و شخصیت شما گفته می‌شود.
- اما letter of reference معمولا به خود شما برای استفاده‌های بعدی داده می‌شود و کلی‌تر است. این نامه به شخص خاصی نوشته نمی‌شود. و عباراتی چون To Whom It May Concern و Dear Sir/Madam در آن بکار برده می‌شود.
به همین خاطر دانشگاه‌ها بیشتر بروی توصیه نامه (recommendation letter) تاکید دارند. زیرا این نامه شخصی‌تر است و درباره شما در ارتباط با یک دوره خاص دانشگاهی صحبت می‌کند.
5 پادکست انگلیسی رایگان برای آموزش زبان انگلیسی؟
ساختار توصیه نامه چگونه است؟
توصیه نامه یک سند رسمی است. بنابراین خیلی سعی نکنید خلاقیت به خرج دهید. باید ساختار زیر را حین نگارش توصیه نامه در نظر بگیرید. اگر واقعا مجبور هستید بجای استادتان توصیه نامه را بنویسید باید خودتان را بجای او بگذارید. بنابراین در ادامه خطاب ما به استادی است که باید توصیه نامه را بنویسد.
- مقدمه. در این قسمت باید خودتان (استاد) را معرفی کنید و رابطه‌تان با دانشجو را شرح دهید. همچنین از تاثیر شما بر دانشجو و مدت زمانی آشناییتان بگوید.
- محتوا. در این قسمت باید دلیل خود را در رابطه با صلاحیت دانشجو برای آن دوره ارشد خاص بیان کنید. در این قسمت در رابطه با پیشینه تحصیلی، فعالیت‌ها، و خصوصیات فردی شما باید صحبت شود.
- خاتمه. در این قسمت استاد باید یک جمله پایانی قوی برای دانشجو بنویسید. این جمله توصیه نهایی استاد به نفع دانشجو است. پس از آن نیز باید از عبارت‌های پایانی متداول در نامه‌های رسمی استفاده شود. امضای استاد در توصیه نامه لازم است.
رازهای یک توصیه نامه عالی چیست؟
1-استاد باید از دست‌آوردهای متنوع دانشجو بگوید
اگر قرار است 2 یا چند توصیه‌نامه ارائه دهید بهتر است در هر نامه از یک سری از خصوصیات شما گفته شود. این خصوصیات شامل خصوصیات فردی، پتانسیل‌های تحصیلی، و دست‌آوردهای شما است. به طور مثال در یک نامه بر روحیه کار گروهی شما تاکید شود و در دیگری بر توانایی تحقیق شما.
2-اطلاعات لازم را گردآوری کنید
چه نامه را شما بنویسید چه استاد باید اطلاعات را قبل از نوشتن گردآوری کرد. اگر استاد می‌نویسد هر چند شما را بشناسد باز هم موارد زیادی است که شاید فراموش کند. به طور مثال استاد همه نمرات و تحقیق‌های شما را به یاد نمی‌آورد. پس بهتر است موارد مهم را در اختیار وی قرار دهید. در صورتی هم که خود شما می‌نویسید بهتر است قبل از نوشتن موارد مهم را کنار هم جمع کنید. یک برآورد کلی از نقاط قوت خود داشته باشید. سپس مهم‌ترین‌های آنها را یادداشت کنید. در صورتی که استاد نامه را می‌نویسد بهتر است موارد زیر را برای او فراهم کنید.
- روزمه
- لیستی از دست‌آوردهای آکادمیک خودتان
- لیستی از فعالیت‌های داوطلبانه خودتان
- تاریخ ارسال توصیه‌نامه
3-توصیه‌نامه باید شامل مثال‌هایی از فعالیت‌های شما باشد
در توصیه نامه نباید تنها مهارت‌ها را لیست کرد. بلکه باید برای هر مهارت یک مثال نیز درج شود. باید ذکر شود که دانشجو چطور از یک مهارت خاص استفاده کرده است. به عنوان مثال اگر در مورد توانایی تحقیق می‌گویید باید یک مثال هم بیاورید. چنین مهارتی بدون مثال ارزش ندارد.
4-توصیه‌نامه باید روند پیشرفت شما را طی زمان نشان دهد
از آنجایی که اعضای هیئت جذب با اپلیکیشن‌های زیادی سروکار داشته‌اند نامه‌های غیرواقعی را سریعا تشخیص می‌دهند. تعریف و تمجید بیهوده در توصیه نامه کار اشتباهی است. بنابراین استاد باید از روند پیشرفت دانشجو طی زمان نیز بگوید. احتمالا در آغاز دوره لیسانس خجالتی بودید و چندان در کلاس فعال نبودید. اما با گذشت زمان شما در کلاس حضور فعال پیدا کردید.
5-لحن توصیه‌نامه نباید خیلی خشک باشد
همانطور که پیش‌تر گفتیم توصیه نامه یک سند رسمی است. اما رسمی بودن را با خشک بودن اشتباه نگیرید. اعضای پذیرش از نامه‌های شخصی و رسمی استقبال می‌کنند. به همین خاطر توصیه نامه شما باید در رابطه با شما باشد و از کلیشه دوری کنید. نامه‌های کلی که بتوان درباره هر دانشجویی آن را نوشت قابل قبول نیستند.
نکته مهم این است که تعریف و تمجید بیهوده کار اشتباهی است. اما هرگز از نقاط ضعف خود نگویید. شاید عجیب به نظر برسد ولی اصلا در این زمینه متواضع نباشید.